Windykacja B2B to odzyskiwanie należności od przedsiębiorcy, który nie zapłacił za towar lub usługę związaną z działalnością gospodarczą. Może dotyczyć jednej zaległej faktury albo wielomiesięcznych rozliczeń. Zwykle zaczyna się od sprawdzenia dokumentów i kontaktu z kontrahentem, a dopiero później przychodzi czas na ewentualny pozew.
Przed rozpoczęciem działań warto ocenić koszty windykacji, szansę na odzyskanie pieniędzy i możliwość dalszej współpracy. Innego podejścia wymaga przeoczona faktura, a innego dług, którego kontrahent konsekwentnie nie uznaje.
Czym jest windykacja należności B2B, a czym windykacja konsumencka?
Skrót B2B oznacza relację między przedsiębiorcami. Windykacja należności handlowych obejmuje przykładowo zapłatę za dostawę materiałów, usługę transportową lub wykonany projekt. Korzystają z niej zarówno spółki, jak i małe firmy. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) również może wiązać się z takimi rozliczeniami.
Windykacja należności konsumenckich dotyczy długu osoby działającej jako konsument. Rozróżnienie ma znaczenie między innymi dla odsetek, przedawnienia i ochrony dłużnika.
Sprawdź także: Windykacja sądowa – co to jest i jak przebiega postępowanie?
Jak wygląda windykacja B2B krok po kroku?
Zasady działania windykacji B2B opierają się na ustaleniu, czy należność istnieje, jest wymagalna i została prawidłowo udokumentowana. Dopiero później wybiera się działania windykacyjne.
| Etap | Co obejmuje? | Kiedy ma zastosowanie? |
|---|---|---|
| Weryfikacja długu | Zgromadzenie dokumentacji, sprawdzenie rozliczeń i terminu zapłaty | Przed rozpoczęciem dochodzenia należności |
| Windykacja polubowna | Przypomnienie o płatności, wezwanie do zapłaty, negocjacje warunków spłaty | Gdy jest szansa na dobrowolne rozliczenie |
| Windykacja sądowa | Pozew i uzyskanie orzeczenia, np. nakazu zapłaty | Gdy rozmowy nie przynoszą efektu albo dług jest kwestionowany |
| Egzekucja komornicza | Działania egzekucyjne na podstawie tytułu wykonawczego | Gdy mimo możliwości przymusowej egzekucji dłużnik nadal nie płaci |
Nie każda sprawa przechodzi przez wszystkie etapy windykacji B2B. Przy ryzyku wyzbywania się majątku przez dłużnika może być potrzebne szybkie działanie sądowe.
Zobacz także: Na czym polega windykacja terenowa?
Windykacja faktur: jakie dokumenty przygotować?
Same faktury VAT mogą nie wystarczyć, jeżeli kontrahent zaprzeczy wykonaniu usługi lub dostawie. Warto zebrać umowy handlowe, zamówienia, protokoły odbioru, potwierdzenia dostawy oraz historię rozliczeń.
Korespondencja z dłużnikiem może pokazywać, czy uznał należność, zgłosił zastrzeżenia albo zapowiedział spłatę.
Adw. Andrzej Pazdyga
Sprawdź też stronę umowy. Zasady dochodzenia roszczeń wymagają wskazania właściwego dłużnika; nazwa marki nie zawsze odpowiada nazwie podmiotu zobowiązanego do zapłaty.
Zobacz także: Jak wygrać sprawę o znęcanie i jak przygotować się do procesu?
Windykacja polubowna: wezwanie do zapłaty i relacje biznesowe
Pierwsze przypomnienie o płatności można wysłać po upływie terminu zapłaty i sprawdzeniu księgowań. Podaj numer faktury, kwotę i poproś o konkretną datę rozliczenia.
Jeśli nie ma reakcji, wezwanie do zapłaty powinno wskazywać podstawę długu, zaległą kwotę, odsetki, rachunek bankowy i termin na zapłatę. Co do zasady nie trzeba wysyłać go wyłącznie listem poleconym. Trzeba jednak uwzględnić umowę i zadbać o dowód treści oraz doręczenia wiadomości.
Działania polubowne pozwalają ustalić, czy przeszkodą jest chwilowy zator płatniczy, spór o usługę czy brak woli zapłaty. Skuteczna windykacja polubowna wymaga także ustalenia, jak długo prowadzić rozmowy i kiedy podjąć działania sądowe.
Sprawdź naszą ofertę: Sporządzania umów i opinii prawnych w Toruniu
Ugoda i harmonogram spłat
Negocjacje w windykacji mogą doprowadzić do rozłożenia długu na raty. Ugoda powinna określać wysokość zobowiązania, harmonogram spłat, sposób rozliczenia odsetek i konsekwencje niedotrzymania ustaleń. Obietnica „zapłacę w przyszłym miesiącu” pozostawia zbyt wiele niewiadomych.
Dwa przykłady windykacji B2B dobrze pokazują tę różnicę.
- Stały odbiorca z przejściowym problemem finansowym może wywiązać się z rozsądnego planu ratalnego.
- Kontrahent, który kolejny raz łamie ustalenia, daje natomiast powód, by rozważyć skierowanie sprawy do sądu.
Kiedy potrzebna jest windykacja sądowa?
Postępowanie sądowe warto rozważyć, gdy dłużnik nie reaguje, kwestionuje roszczenie lub nie wykonuje ugody. W pozwie trzeba określić żądanie i przedstawić dowody.
Jeśli spełnione są ustawowe warunki, sąd może wydać nakaz zapłaty. Dłużnik ma prawo go zaskarżyć, dlatego samo wydanie nakazu nie zawsze kończy spór.
Adw. Andrzej Pazdyga
W niektórych sprawach dostępne jest elektroniczne postępowanie upominawcze. Nie każda windykacja faktur nadaje się jednak do e-sądu — wybór postępowania powinien uwzględniać dokumenty i charakter roszczenia.
Gdy istnieje ryzyko, że późniejsze wykonanie orzeczenia będzie utrudnione, warto ocenić zabezpieczenie roszczenia. Wymaga ono uprawdopodobnienia roszczenia i interesu prawnego w zabezpieczeniu, zgodnie z art. 730¹ k.p.c.
Sprawdź nasze usługi takie jak: https://torun-adwokat.com/intercyza/
Windykacja komornicza — czy windykator może zająć majątek?
Firmy windykacyjne nie mają uprawnień komornika. Nie mogą samodzielnie zajmować konta bankowego, samochodu ani wyposażenia przedsiębiorstwa.
Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, czyli tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności, chyba że ustawa stanowi inaczej. Tak wynika z art. 776 k.p.c. Może to być na przykład prawomocny nakaz zapłaty z ww. klauzulą.
Windykacja komornicza może obejmować rachunki bankowe, wierzytelności i inne składniki majątku. Sytuacja finansowa dłużnika wpływa na to, czy działania egzekucyjne przyniosą rezultat. Korzystny wyrok nie gwarantuje jeszcze odzyskania należności.
Sprawdź nasze usługi związane z rozwodami w Toruniu.
Koszty windykacji B2B i zasady naliczania odsetek
Koszty windykacji B2B zależą od zakresu zlecenia, wartości długu i przebiegu sprawy. Usługi windykacji należności mogą być rozliczane kwotowo, prowizyjnie albo w modelu mieszanym. Przed podpisaniem umowy ustal zasady rozliczania usług windykacyjnych, w tym opłaty za etap sądowy i sytuację, w której dłużnik zapłaci bezpośrednio Tobie.
W transakcjach między przedsiębiorcami objętych ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wierzyciel, który spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie, może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych..
Przewidziana jest również rekompensata za koszty odzyskiwania należności: równowartość 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł, ale poniżej 50 000 zł, oraz 100 euro od 50 000 zł. Uprawnienie powstaje wraz z nabyciem prawa do wskazanych w ustawie odsetek. Ponad rekompensatę można dochodzić uzasadnionych, poniesionych kosztów na warunkach określonych w ustawie. Nie oznacza to automatycznego przerzucenia na dłużnika każdej prowizji.
Ile trwa odzyskiwanie należności i kiedy dług się przedawnia?
Czas odzyskiwania należności zależy od reakcji kontrahenta, dokumentów i dostępnego majątku.
Rozmowy mogą zakończyć się szybko, natomiast sprawy sądowe i egzekucja wymagają nieraz wielu miesięcy.
Adw. Andrzej Pazdyga
Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się zasadniczo po trzech latach, ale są wyjątki. Sposób liczenia terminu trzeba ustalić dla konkretnej umowy, z uwzględnieniem art. 118 k.c., wskazującego na podstawowe terminy.
Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa przedawnienia. Dlatego proces windykacji należności nie powinien sprowadzać się do ponawiania wiadomości przez kolejne miesiące.
Zachęcamy do skorzystania z naszych porad prawnych w Toruniu.
Skuteczna windykacja B2B a płynność finansowa firmy
Monitoring płatności pomaga wcześnie wychwycić zaległości. Ustal zasady monitorowania płatności: kto sprawdza terminy płatności, kontaktuje się z klientem i przekazuje sprawę prawnikowi. Małe firmy mogą zacząć od prostego rejestru faktur.
Profesjonalna windykacja należności komercyjnych powinna uwzględniać dokumenty, wypłacalność kontrahenta i relacje biznesowe. Zlecając odzyskiwanie długów, zapytaj, czy zakres windykacji należności obejmuje tylko kontakt z dłużnikiem, czy także pozew i obsługę egzekucji.
Na konsultację z adwokatem przygotuj dokumenty i historię kontaktu z kontrahentem. Pozwoli to ocenić możliwości odzyskania zapłaty i koszty dalszych działań.
Autor: Andrzej Pazdyga – adwokat z Torunia
